La comunicación efectiva es crucial para asegurar que cada miembro de la organización pueda contribuir de manera significativa al éxito del equipo.

¿Qué son los Mensajes de la Organización en el Centro de Administración?

Los mensajes de la organización nos permiten comunicarnos con otras personas de la organización de manera breve, personalizada y con las normas de estilo de la compañía. La principal ventaja sobre el envío de emails y que los mensajes de la organización se entregan mediante formatos ya conocidos como las notificaicones de Windows 11 o las aplicaciones de Microsoft 365.

¿Para Quién Están Destinados los Mensajes de la Organización?

Especialmente para administradores de IT y responsables del servicio de comunicación corporativa que necesiten informar a un grupo de empleados en su organización. Por ejemplo, pueden servir para avisar a los usuarios de los próximos cambios que van a recibir en sus equipos (upgrades de Windows 11 o despliegues de nuevas aplicaciones) o de si se ha publicado alguna característica nueva en Microsoft 365 de su interés.

Características Principales

Consola de gestión centralizada: Permite a los administradores crear, administrar y revisar los mensajer desde una única vista ubicada en el admin center de Microsoft 365.

Personalización de los mensajes: Todos los mensajes permiten tantas configuraciones que puedan ser completamente personalizados y adaptados para la necesidad de cada momento.

Público objetivo: Los mensajes pueden ser enviados sólo a un grupo de usuario acotado, sin que llegue a toda la organización.

Flujo de aprobación: Todos los mensajes requieren que otra persona diferente a la que ha creado el mensaje sea la encargada de revisar y aprobar su envío a los usuarios finales.

En Resumen

El proceso en orden sería:

1. Crea el mensaje desde una interfaz intutituva que te va guiando por el proceso.
2. Elige el público objetivo que debe recibir esta notificación.
3. Planifica la fecha de publicación y su frecuencia.
4. Espera a que tu mensaje sea aprobado por otro administrador.
5. Revisa las estadísticas de monitorización con análiticas avanzadas.

Comienza Hoy a Usar los Mensajes de la Organización

Puedes acceder al portal de menajes de la organización desde el siguiente enlace: Organizational messages – Microsoft 365 admin center

Para poder crear mensajes necesitas disponer del rol de Organizational Messages Writer, mientras que para aprobar los mensajes de otros adminsitradores, necesitas el rol de Organizational Messages Approver. Como es habitual, el rol de Global Administrator ya dispone de todos estos permisos.

Los usuarios finales deben disponer de Windows 11 Enterprise actualizado para hacer uso de todas las opciones disponibles en los mensajes de la organización.

Por último, es necesario habilitar una serie de configuraciones en los equipos de los usuarios, por lo que vamos a lanzar un configuration profile desde Intune de tipo settings catalog para que no haya ningún problema a la hora de recibir y procesar los mensajes en los equipos.

Con todo esto preparado, ya podemos empezar a recibir los mensajes de la organización en nuestros dispositivos:

En la imagen podemos ver la notificación que recibiremos en junto a la barra de tareas. En la imagen de abajo podemos ver el mensaje que se queda guardado en la vista de notificaciones de Windows 11.